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Regional Manager, Janitorial Services

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Facilities Management/Engineering/Maintenance
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18032919 Requisition #
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Ce poste a pour but la gestion des services de conciergerie dans plusieurs immeubles de commerce au détail au sein d’une région.
Fréquence modérée des déplacements pour visiter les représentants et les locaux des clients afin de s’assurer que le service est fourni de manière cohérente dans toute la région.
Gère le programme de conciergerie au détail dans toutes les installations, en veillant à ce que le ou les fournisseurs respectent les contrats de niveau de service et les indicateurs de performance.
En collaboration avec le directeur adjoint, élabore et met en œuvre des stratégies de communication et d’établissement de relations afin de nouer des relations avec les représentants régionaux des clients, en les tenant régulièrement informés des réalisations, des défis et des plans d’action pour faire face aux problèmes de service.
Assiste le directeur adjoint dans le développement de solutions de prestation de services opérationnels, y compris des documents de références, la programmation des opérations du compte, etc. Veille à ce que les processus établis dans les documents de référence soient suivis de manière systématique et surveille de manière proactive les déviations afin de déterminer leur cause première et d’éviter leur répétition.
Organise régulièrement des réunions portant sur l’état des projets et les stratégies avec la direction régionale du client et la direction des commerces de détail à chaque site du client.
Soutient le directeur adjoint et participe activement aux examens trimestriels des activités avec les fournisseurs. Assure le suivi et s’assure que les actions sont terminées dans les délais convenus. Rencontre régulièrement les représentants des fournisseurs régionaux et locaux pour vérifier la prestation des services.
 

Produit et tient à jour divers rapports de rendement.

En collaboration avec le directeur adjoint, met en œuvre de nouveaux programmes et outils pour améliorer le programme de conciergerie.

Utilise de manière proactive un système de gestion des bons de travail, des systèmes financiers et un logiciel de rapport pour suivre la performance, identifier les problèmes et les résoudre rapidement.

 D’autres tâches pourraient être assignees.


The purpose of this position is to manage multiple functions of building operations and maintenance for a facility, campus or portfolio of buildings.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Develops and maintains positive relationships with clients. Attends client meetings. Coordinates, oversees and/or manages repair and maintenance work assignments performed by technicians, vendors and contractors performing building maintenance, landscaping and janitorial work. Reviews work orders to ensure that assignments are completed. Responsible for facilities inspections and reports. Coordinates and manages moves, adds and change activities. Obtains and reviews price quotes for the procurement of parts, services, and labor for projects. Manages capital projects. Prepares capital project and operating budget and variance reports. Manages vendor relationships and trains vendors on work order and billing procedures. Responsible for invoice processing and accuracy of cost center coding. Uses pc and/or PDA for work order system, email, ESS and training. Provides process and procedure training. Conducts financial/business analysis including preparation of reports. Coordinates, oversees and/or manages repair and maintenance work assignments performed by technicians, vendors and contractors performing building maintenance, landscaping and janitorial work. Other duties may be assigned.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES
Provides formal supervision to individual employees within single functional or operational area. Recommends staff recruitment, selection, promotion, advancement, corrective action and termination. Plans and monitors appropriate staffing levels and utilization of labor, including overtime. Prepares and delivers performance appraisal for staff. Mentors and coaches team members to further develop competencies. Leads by example and models behaviors that are consistent with the company's values.

Diplôme universitaire de premier cycle (B.A. / B.S.) et au moins 5 à 8 années d’expérience complète dans le secteur de l’immobilier commercial, comprenant la responsabilité des services de conciergerie idéalement pour un portefeuille de commerces de détail.

Habileté à comprendre, analyser et interpréter les documents opérationnels les plus complexes. Habileté à traiter de façon efficace les questions les plus délicates. Habileté à rédiger des rapports, manuels, discours et articles en utilisant un style distinctif. Habileté à effectuer des présentations efficaces et convaincantes sur des sujets complexes devant les employés, les clients, la haute direction et le public. Habileté à motiver et négocier efficacement avec les employés clés, la haute direction et les groupes de clients pour entreprendre les actions voulues.

Connaissances approfondies des principes et termes financiers requise. Habileté à calculer des équations complexes. Habileté à effectuer des prévisions et préparer les budgets. Effectuer des analyses financières et d’affaires, incluant la préparation de rapports.

Capacité à résoudre des problèmes majeurs et à négocier avec une gamme variée de situations complexes. Compétences quantitatives et analytiques expertes requises, avec une expérience dans l’élaboration de solutions stratégiques dans un environnement de vente matriciel en croissance touchant à plusieurs industries. Se fonder sur l’analyse des autres et produire des recommandations qui auront des répercussions directes sur l’entreprise.

Expérience intermédiaire de la suite Microsoft Office.

Prise de décisions en fonction de la connaissance approfondie et de l’interprétation des procédures, des politiques de l’entreprise et des pratiques d’affaires afin d’atteindre les objectifs et les dates butoirs. Doit établir les dates butoirs de la division. Une erreur de jugement peut avoir des répercussions à long terme sur les collègues, le superviseur, la division et le secteur d’activité.

EDUCATION and EXPERIENCE
High school diploma or general education degree (GED) required. Minimum of four years of related experience and/or training. Associates degree or Bachelors degree preferred with focus on business, technical or management areas. Prior supervisory experience preferred.

CERTIFICATES and/or LICENSES
Facility Management certification preferred. Driver's license may be required.

COMMUNICATION SKILLS
Excellent written and verbal communication skills. Strong organizational and analytical skills. Ability to provide efficient, timely, reliable and courteous service to customers. Ability to effectively present information. Ability to respond effectively to sensitive issues.

FINANCIAL KNOWLEDGE
Requires advanced knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts, and commissions. Conducts advanced financial analysis.

REASONING ABILITY
Ability to comprehend, analyze, and interpret complex documents. Ability to solve problems involving several options in situations. Requires advanced analytical and quantitative skills.

OTHER SKILLS and ABILITIES
Intermediate skills with Microsoft Office Suite, Outlook, and intranet/internet. Ability to use work order system. Working knowledge of architectural, electrical and mechanical systems. Working knowledge of leases, contracts and related documents.

SCOPE OF RESPONSIBILITY
Decisions made with thorough understanding of procedures, company policies, and business practices to achieve general results and deadlines. Responsible for setting work unit and/or project deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to department.

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