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Mail Services Clerk

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Administration/Operations
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21011027 Requisition #

 

RÉSUMÉ DU POSTE

 

La personne titulaire du poste a la responsabilité de traiter le courrier entrant et sortant; peser et préparer des lettres et des colis en vue de la livraison par un tiers, ainsi que trier le courrier entrant en provenance des autres bureaux.

 

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordination du fournisseur - Cette personne assurera la gestion du fournisseur de services actuel de CBRE responsable de la salle de courrier et d'impression, et effectuera la livraison en main propre de la documentation technique.

 

Tâches :

 

Superviser les services suivants exécutés par le fournisseur de services du compte, à l'exception des publications techniques qu'il ou elle effectuera directement :

 

  • Produire et donner suite à la documentation technique de conformité des publications client, qu'elle soit imprimée ou sur CD-ROM. Gérer la documentation technique de distribution des demandes client pour le suivi, la numérotation, l'impression, la gestion des stocks et l'expédition.

 

  • Acheminer le courrier, les colis, le matériel de copie et de bureau au groupe ou au lieu désigné selon un horaire établi. Veiller à ce que tous les colis reçus/livrés soient expédiés et/ou livrés conformément à la demande du client et à ce que le destinataire soit informé du jour de livraison.

 

  • Veiller à l'approvisionnement des fournitures de courrier et d'affranchissement en quantité suffisante.

 

  • Vérifier que les articles livrés sont conformes aux factures de livraison. S'assurer que le fournisseur de services respecte les processus de facturation de CBRE, notamment la documentation d'appui sur la plateforme SIGM de CBRE.

 

  • Gérer les demandes figurant au tableau de bord du client; créer et conclure des bons de travail en fonction de priorités définies par le système.

 

  • Veiller à ce que tous les colis expédiés soient adéquatement protégés contre les dommages, que les expéditions soient traitées avec le fournisseur conformément aux demandes du client, que les montants d'affranchissement soient appropriés et que le courrier et les colis sortants soient bien identifiés.

 

  • S'assurer que les salles de copie sont bien approvisionnées et fournir une première assistance en cas d'arrêt des photocopieurs, comme débloquer le papier coincé (sans avoir recours à des outils) et déterminer si l'aide d’un technicien est nécessaire.

 

  • Peut accomplir d'autres tâches afférentes à la salle du courrier, aux photocopies et aux publications techniques, au besoin.

 

Compétences :

 

  • Expérience de travail antérieure au sein d'un service de courrier et de photocopies - minimum 7 ans.
  • Expérience de travail sur un système de CIGM, un atout.
  • Évolution vers un poste de supervision dans un délai de 12 à 18 mois - la personne recherchée est actuellement superviseure dans une petite entreprise ou pourrait occuper un poste de supervision à l'avenir.
  • Compétences organisationnelles avancées.
  • Connaissances informatiques : Word et Excel.
  • Bilingue : anglais et français à l'oral et à l'écrit.
  • Expérience auprès de la clientèle
  • Résolution de problèmes (délais serrés)
  • Environnement de travail qui évolue rapidement

 

 

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

Aucune responsabilité de supervision n’est attachée à ce poste.

 

 JOB SUMMARY

 

This position is responsible for processing incoming and outgoing mail; may weigh and prepare letters and packages for delivery by another source as well as sort incoming mail for inter-office delivery.

 

 

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Vendor Coordinator – this resource will manage the current CBRE service provider responsible for mail and printer room as well as being responsible for firsthand delivery of the technical publications function.

 

Tasks:

 

Oversees the following services executed by our account service provider with the exception of technical publications which he/she will directly perform:

 

  • Responds to and generates client technical publication compliance documentation whether hard copies and/or CD ROMs. Manages client requests distribution technical publication documentation for tracking, numbering sequence, printing, inventory management and shipping.

 

  • Ensures delivery of mail, packages, copy products and stationary to assigned group/location per daily schedule. Ensures that all client packages received/delivered are shipped and/or delivered as per client request and consignee is advised of delivery day.

 

  • Checks that supplies are replenished, where necessary, of all mail and postage supplies.

 

  • Audits delivered items with delivery invoices based on inspections. Ensures service provider meets CBRE invoicing processes including supporting documentation using the CBRE CMMS platform.

 

  • Manages client dashboard requests ; opens and closes work orders based on defined system generated priorities.

 

  • Ensures all shipped packages are adequately protected against damage, shipments processed with vendor as per client requests and appropriate postage amounts and required identification to outgoing mail and packages.

 

  • Ensures copy rooms are well stocked and determines first response for copiers fleet production needs such as clearing jams (no tool repairs) and determining if a technician is needed.

 

  • May perform other duties as defined by mailroom, photocopies and technical publications as required.

 

Skills:

 

  • Previous experience working in a mail and photocopy department – minimum 7 years
  • Ideally experience working with a CMMS system but not a requirement
  • Position will be a supervisory position within 12-18 months – person either currently a supervisor in a small company or potential for future supervisory position
  • Strong organizational skills
  • Computer literate – Word and Excel
  • Bilingual – English and French – verbal and written
  • Customer facing experience
  • Problem solving (tight deadlines)
  • Rapidly evolving work environment

 

 

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

No formal supervisory responsibilities in this position.

COMPÉTENCES REQUISES

Afin de répondre adéquatement aux exigences de ce poste, la personne choisie doit pouvoir s'acquitter de toutes les fonctions essentielles de manière satisfaisante. Les critères ci-dessous indiquent les connaissances et compétences requises. Des mesures d'adaptation raisonnables peuvent être adoptées afin de permettre aux personnes présentant un handicap d’exercer les principales fonctions.

 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) et une à deux années d’expérience minimum en entrepôt, en expédition et en réception.

 

CERTIFICATS ET/OU PERMIS

Aucun

 

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION

 

Capacité à comprendre, à interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et à demander des explications afin de s’assurer de sa compréhension. Habileté à rédiger des lettres et des rapports routiniers. Capacité à répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et/ou de superviseurs. Habileté à présenter efficacement de l’information à une équipe interne ou à un grand groupe d’employés.

À l’aise de rencontrer et d’échanger avec de nouvelles personnes.

Approche chaleureuse et invitante. Capacité à tenir compte des circonstances, de sympathiser et d’offrir de l’aide.

 

CONNAISSANCES FINANCIÈRES

Connaissances de base des principes et termes financiers. Capacité à calculer des équations simples, notamment des pourcentages.

 

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

Capacité à comprendre et à exécuter des directives générales dans une situation normale. Habileté à résoudre des problèmes dans une situation normale. Compétences analytiques de base requises.

 

Autres compétences et capacités

Expérience intermédiaire de la suite Microsoft Office et des appareils et applications mobiles.

Capacité à utiliser un système informatique pour comptabiliser le matériel reçu et expédié.

Capacité d’offrir de l’aide physique aux activités de l’entrepôt et de soulever des charges de 50 livres.

 

PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ

Prise de décision en fonction d’une connaissance générale des procédures et des politiques de l’entreprise afin d’atteindre les objectifs et les dates butoirs. Une erreur de jugement peut avoir des répercussions à court terme sur ses collègues et son superviseur.

 

SÉCURITÉ

1. Compléter à un niveau satisfaisant toutes les formations SSE requises et attribuées.

2. Respecter en tout temps l’ensemble des politiques et procédures relatives aux activités, y compris toutes les exigences liées à la SSE.

3. Participer à tous les programmes et activités liés à la SSE selon les besoins, y compris les enquêtes sur les incidents, les entretiens, l’audit et l’évaluation, etc.

4. Signaler toute condition qui, selon la personne retenue pour le poste, pourrait entraîner un accident ou des blessures et/ou arrêter le travail si nécessaire.

Également :

1. Connaître et comprendre toutes les pratiques et procédures de travail sécuritaires et les dangers potentiels associés à l’environnement de travail.

2. Entretenir et porter en tout temps l’équipement de protection individuelle (ÉPI) requis.

3. Appliquer à tout moment des techniques de manutention appropriées.

4. N’utiliser l’équipement et les machines de l’entrepôt (p. ex. : transpalettes, monte-personnes, etc.) qu’en étant correctement formé, qualifié et autorisé à le faire.

 

QUALIFICATIONS

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

 

EDUCATION and EXPERIENCE

High School diploma or GED equivalent required and a minimum of 1 - 2 years of related work experience in warehouse, shipping and receiving.

 

CERTIFICATES and/or LICENSES

None.

 

COMMUNICATION SKILLS

 

Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor. Ability to effectively present information to an internal department and/or large groups of employees.

Comfortable meeting and engaging with new people.

Warm and engaging demeanor. Ability to assess circumstances, empathize and offer help.

 

FINANCIAL KNOWLEDGE

Requires basic knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate simple figures such as percentages.

 

REASONING ABILITY

Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.

 

OTHER SKILLS and/or ABILITIES

Intermediate skills with Microsoft Office Suite, handheld mobile technologies and applications.

Ability to use computer system to record materials received and shipped.

Physical ability to assist with warehouse operations. Able to lift 50 lbs.

 

SCOPE OF RESPONSIBILITY

Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.

 

SAFETY

1. Complete at a satisfactory level all required and assigned HSE training

2. Follow all activity policies and procedures, including all HSE related requirements at all times Page 4

 

3. Participate in all HSE related programs & activities as required, including incident investigations, interviews, auditing and assessment, etc

4. Report any condition which you feel could result in an accident or injury and / or stop work if required

In addition:

1. Be aware of and understand all safe work practices and procedures and potential hazards associated with the work environment

2. Maintain and wear at all times required appropriate personal protective equipment (PPE)

3. Apply appropriate material handling techniques at all times,

4. Only operate warehouse equipment and machinery (e.g. pallet jacks, manlifts, etc) if properly trained, qualified and authorized to do so.

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